RGPD

Information aux parents et aux animateurs majeurs : Déclaration de protection à l’égard des données personnelles des enfants et des parents ou responsables légaux.

  1. Pourquoi une déclaration de protection de la vie privée ?

Afin de pouvoir remplir nos missions d’animations et de formations, l’inscription d’un enfant ou d’un jeune dans nos centres nous amène à traiter, une série de données que vous nous aurez fournies ou qui nous seront communiquées dans le cadre du séjour ou du cursus de formation. L’intégration de nouvelles technologies engendre également une multiplication des opérations de traitement de nouvelles données pour de nouvelles finalités et impliquent souvent de nouveaux acteurs. Cette déclaration de respect de la vie privée décrit la manière dont nous gérons les données personnelles que nous collections via divers moyens tel que par exemple, à partir de formulaires, d’appels téléphoniques, courriels et autres communications avec vous.

  1. Que signifie traitement des données personnelles ?

Une donnée à caractère personnel est toute information permettant directement ou indirectement d’identifier une personne telle qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou via plusieurs éléments spécifiques propres à l’identité physique, psychologique, génétique, économique, culturelle ou sociale.

Le traitement de données se définit comme toute opération ou ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés telles que la collecte, l’enregistrement, la conversation, l’adaptation ou la modification, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion, effacement, …

  1. Qui traite vos données ?

Les données personnelles ne sont accessibles et traitées que par des membres de Vacances Plus a.s.b.l. Elles sont sensibilisées à la confidentialité de ces données, à une utilisation légitime et précise, ainsi qu’à la sécurité de ces données.

  1. Engagement de Vacances Plus a.s.b.l.

La protection de votre vie privée et de celle de votre enfant ou de l’animateur est, pour nous, d’une importance capitale. Nous traitons vos données en conformité avec toutes les lois applicables concernant la protection des données et de la vie privée, en ce compris le « RGPD » – Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD – EU 2016/679). En inscrivant un enfant, candidat animateur ou animateur à Vacances Plus a.s.b.l. ou en vous y inscrivant comme animateur, formateur, coordinateur ou intendant, en accédant et en utilisant le site ou la plateforme de Vacances Plus a.s.b.l., en s’enregistrant à un évènement de vacances, ou en fournissant d’une quelconque autre manière vos données, vous reconnaissez et acceptez les termes de la présente déclaration de respect de la vie privée, ainsi que les traitements et les transferts de données personnelles conformément à cette déclaration de respect de la vie privée. Le traitement sera licite, loyal et légitime. Nous vous expliquons ci-dessous comment nous collectons, utilisons et conservons vos données et quels sont vos droits.

  1. Les données personnelles que nous collectons

Les données sont collectées pour des finalités déterminées et légitimes. De manière générale, nous utilisons ces données :

  • Soit sur base de votre consentement ;
  • Soit parce que cela est nécessaire à l’exécution de notre mission d’éducation et du contrat de confiance passé entre Vacances Plus, les parents, l’enfant ou le jeune, en vue de séjour, plaine ou formation de ce dernier ;
  • Soit en vertu d’une obligation légale ;
  • Soit parce que le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d’une autre personne physique ;
  • Soit parce que le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable du traitement.

Identification générale et informations de contact

Coordonnées des parents et de l’enfant ou du jeune : noms, adresse, e-mail et téléphone, genre, date et lieu de naissance de l’enfant ou du jeune ; parcours éducationnel et formation de l’enfant ou du jeune, …

Le droit à l’image fait l’objet d’un consentement de votre part ; il est sollicité au moment de l’inscription à Vacances Plus a.s.b.l.

Numéros d’identification émis par les autorités gouvernementales

Numéro de passeport ou de la carte d’identité, registre national, …

Informations financières

Numéro de compte de banque et autre information financière (SAJ, CPAS, établissement d’hébergement, …)

Informations nous permettant d’exercer nos missions d’encadrement de vacances ou liées à notre projet pédagogique ou éducatif

Données transmises dans le cadre de l’organisation d’activités de vacances de manière générale, de voyages ou transports, d’activités culturelles ou sportives dans le cadre des activités de vacances ou toute autre participation ou intérêt dans une organisation de vacances ; assurance(s) que vous auriez souscrites, souscription aux services offerts par Vacances Plus a.s.b.l.

Informations médicales pouvant avoir une incidence sur le séjour, la plaine ou la formation de l’enfant ou le jeune lui-même ou sur l’organisation des centres de Vacances Plus a.s.b.l.

Protocole relatif aux besoins spécifiques de l’enfant ou du jeune, mesures médicales d’urgence en cas de pathologie chronique, protocole relatif aux aménagements, données de santé de base, … Au moment de l’inscription de votre enfant ou du jeune, ces données sont récoltées à l’aide de la fiche signalétique et de santé. Votre consentement est au même moment sollicité pour la récolte et le traitement de ces données. Il est essentiel que ces données soient à jour. Pour ce faire, vous vous engagez à nous communiquer toute modification utile.

  1. Finalités que nous poursuivons

Les finalités peuvent être classifiées en deux catégories.

  • GESTION ADMINISTRATIVE : en vertu des dispositions légales, nous devons dans la cadre du subventionnement de notre a.s.b.l. mais également dans le cadre du financement de la Communauté française, communiquer certaines données personnelles des enfants ou des jeunes ainsi que les animateurs à l’O.N.E. et des candidats animateurs ainsi que les formateurs à notre partenaire Coala a.s.b.l. pour le compte du Service Jeunesse de la Fédération Wallonie-Bruxelles. Ce transfert se fait à l’aide d’un échange de courrier ou d’émail. Nous devons aussi transmettre certaines données pour la location de lieu d’animation ou de formation. Ainsi qu’à nos partenaires comme Résonnance a.s.b.l. Nous utiliserons ainsi vos données pour vous contacter en lien avec le séjour, la plaine ou la formation de votre enfant ou du jeune et pour traiter les différents aspects des activités de vacances (courrier, facture, assurances, …). Le transfert de données à des tiers se fait à des fins non commerciales et strictement limité à un bon suivi. L’organisme qui reçoit ces données de base doit être préalablement engagé à respecter le RGPD. Nous conservons en outre les données de votre enfant ou du jeune en formation au terme des vacances dans strictement utile d’archive.

 

  • DONNEES MEDICALES sont considérées comme des données sensibles, les renseignements médicaux seront collectés uniquement pour le bon déroulement des vacances. Cependant, le responsable légal de l’enfant ou du jeune, l’animateur ou le formateur majeur sont vivement invités à fournir toute information de nature médicale qui permette d’assurer un suivi optimal. Pour transmettre ces informations, il suffit de compléter la fiche signalétique et médicale mais aussi de déposer une enveloppe fermée destinée à un médecin en cas de nécessité.
    Ces données sont récoltées et traitées pour les finalités suivantes :
  • De pouvoir prévenir toute situation problématique, notamment la gestion des allergies dans le cadre des activités et des repas.
  • De pouvoir apposer, en toute connaissance, les soins de base pouvant s’avérer nécessaire dans la gestion des accidents du quotidien. Nous attirons sur votre attention sur le fait que, sauf exception faisant l’objet d’un accord explicite de la direction, le centre ne donne aucun médicament aux élèves. Dans le cas de situations ponctuelles ou dans l’attente de l’arrivée du médecin, les animateurs et responsables des centres de vacances peuvent administrer les médicaments ci-après : paracétamol, désinfectant, pommade anti-inflammatoire, pommade réparatrice en cas de brûlure solaire et calmante en cas de piqûre d’insecte. En cas d’urgence, les parents ou responsables seront avertis le plus rapidement possible. Néanmoins, s’ils ne sont pas joignables et que l’urgence le requiert, l’intervention se fera sans leur accord.
  • De pouvoir informer les services d’urgence des données de santé concernant la personne blessée.

Les données médicales sont protégées dans le respect de notre déclaration relative à la protection des données personnelles. Vous disposez à l’égard de ces données des mêmes droits que ceux que vous pouvez exercer pour les données personnelles.

 

  1. Base légale de traitement des données personnelles

L’intérêt légitime poursuivi par notre établissement est bien entendu la mission d’organisation de vacances pour les enfants ou de formation d’animateurs pour les centres de vacances. La collecte de la majorité des données est nécessaire pour des raisons légales ou contractuelles. Pour toute donnée non liée à une obligation légale ou contractuelle, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment (sans que cela ne compromette la licéité du traitement fondée sur le consentement effectué avant ce retrait). Si nous étions amenés à traiter les données personnelles pour d’autres finalités que celles établies ici, nous vous donnerons des informations sur cette nouvelle finalité ainsi que sur ce nouveau traitement. Quels sont vos droits ? Vous disposez de droits par rapport aux données que nous avons récoltées à votre sujet de votre enfant. Il s’agit des droits suivants, en ce dans les limites mentionnées dans la réglementation et en fonction des finalités justifiant le traitement :

Droit d’information / Droit d’accès aux données / Droit de rectification des données / Droit à la suppression des données / Droit à la restriction des données / Droit à la portabilité des données / Droit d’opposition à un traitement de données et ce en motivant spécifiquement votre demande, tenant compte que le responsable du traitement peut démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux qui justifient le traitement contesté et ce bien évidemment en conformité avec le RGPD.

Pour exercer ces droits, il vous suffit d’adresser un courriel ou un courrier à l’adresse de contact reprise ci-dessous laquelle vous mentionnez précisément l’objet de votre demande. Cette demande sera signée, datée et accompagnée d’une copie recto/verso de votre carte d’identité.

  1. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Les données personnelles que vous nous avez confiées sont conservées aussi longtemps que votre enfant, le jeune, le jeune en formation, les animateurs sont en activité auprès de Vacances Plus a.s.b.l. et après conformément aux dispositions légales après le séjour, la plaine ou la formation. Les données relatives aux brevetés sont conservées conformément aux dispositions légales, et au plus durant 30 ans.

  1. Sécurité

Nous prenons les mesures techniques, physiques, légales et organisationnelles appropriées qui sont en conformité avec les lois en matière de vie privé et de protection des données applicables. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sûre (par exemple, si vous avez l’impression que la sécurité des données personnelles que vous pourriez avoir avec nous pourrait avoir été compromise), vous êtes priés de nous en avertir immédiatement. Lorsque nous fournissons des données personnelles à un partenaire, le fournisseur de services sera sélectionné attentivement et devra utiliser les mesures appropriées pour garantir la confidentialité et la sécurité des données personnelles.

  1. Modifications à ces règles

Nous revoyons ces règles régulièrement et nous réservons le droit d’apporter des changements à tout moment pour prendre en compte des changements dans nos activités et exigences légales. Les mises à jour vous seront communiquées via notre site internet.

  1. Droit à l’image – demande d’autorisation – mineurs

Vacances Plus a.s.b.l. est amené à réaliser divers projets dans le cadre du projet pédagogique et éducatif. Ces activités sont susceptibles d’être illustrées par des photos. Celles-ci illustreront la vie dans nos centres de vacances ou de formation. Ces photos prises à cette occasion seront visibles par exemple sur notre site web, Facebook, dépliant, ou autre contexte. Il parait important de souligner que nous sommes particulièrement attentifs au respect de la personne de chaque enfant au travers de la diffusion de son image : les enfants qui apparaissent sur les photos – le plus souvent en compagnie d’autres enfants – ne sont jamais nommés (et ne sont donc identifiables que par des personnes proches). Les photos prises sont en outre protégées dans le respect de notre déclaration relative à la protection des données personnelles. Vous disposez à l’égard des photos de votre enfant des mêmes droits que ceux que vous pouvez exercer pour les données personnelles. L’utilisation de ces photos échappe à tout intérêt commercial et n’est lié à aucun apport de type publicitaire. Soucieuse de respecter les législations belges et européennes relatives à la protection des données personnelles, nous ne pouvons publier une photo de votre enfant mineur sans obtenir votre accord. A défaut de consentement de votre part, aucune photo de votre enfant ne pourra être publié. Dans d’éventuelles photos de groupe, il ne devra pas être reconnaissable.

  1. Responsables du traitement des données

Monsieur Serge MARIT (serge.marit@vacancesplus.be); la sécurité internet du site V+, Monsieur Axel BELLENS (axelbellens@hotmail.com)

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